「定款ってどんな意味があるんだろう？できれば簡単に作成したい」
会社設立の手続きにおいて、このようなお考えをお持ちではないでしょうか。
定款は馴染みのないもので、作成段階ではつい軽く考えてしまいがちです。
実は、定款は会社の根幹をなす大事な条項で、おろそかにはできない大事な書類なのです。
この記事では、定款について網羅的に解説しています。
定款の作成にお悩みの方は、ぜひ内容をご確認ください。
定款の意味とは？
会社を設立する際必要となる定款。
聞いたことある人は多いかと思いますが、実際にどのような意味を持つのでしょうか。
定款とは会社設立時に必要な書類のひとつ
定款とは、会社の宣誓文のようなものであり、国家に例えると憲法のような決まりを記したものです。
形式的には、根本原則を記載した書面や、電磁的記録に記録された情報を指します。
会社を運営していくための大原則であり、ルールを定めたもので会社設立の手続きの中で必ず作成しなければいけない書類です。
定款には会社の商号、目的、期間設計など会社の根本原則が定められており、発起人全員の同意によって作成され、公証人の認証を受けて効力が生じます。
合同会社の場合は社員全員で作成し、定款の認証は不要です。
定款には何を書くの？
定款に記載されている主な内容は以下の通りです。
- 商号
- 事業の内容、目的
- 本店所在地
- 発行される株式数
- 決算月
- その他
このような内容を記載していくのですが、定款の記載内容には３つのルールがあります。
それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
定款の記載事項①：絶対的記載事項
必ず記載しなければいけない内容を「絶対的記載事項」と呼び、記載しなければ定款そのものが無効となってしまいます。
記載しなければいけない内容は以下の通りです。
- 目的
- 商号
- 本店所在地
- 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
- 発起人の氏名または名称及び住所
発行可能株式総数は、会社設立までに必ず定款に記載しなければいけません。
目的
定款に記載する目的は、会社の事業内容を記載します。
例えばレストラン経営なら飲食業、パンを作って販売している場合はパンの製造販売という記載内容になります。
会社は定款で定めている事業内容の範囲で活動することができ、目的に書いていないことは法律上できません。
したがって、会社を設立するときは将来の多角化のことを考えて複数の目的を記載しておくと良いでしょう。
商号
会社の名前を会社法では商号と呼びます。
商号は自由に決めることができますが、一定のルールが決められています。
商号のルールは以下の通りです。
- 同一の住所で同一の商号はNG
- 「株式会社」「合同会社」「合名会社」「合資会社」の文字を入れる
- 支店、部署など部門を指す文字はNG
- 公序良俗に反する文字の使用はＮＧ
- 銀行、信託、保険の適切な文字使用
- 一部記号を商法に使うことはNG
金融機関は事業内容に合わせて銀行、信託、保険などの名称を必ずいれなければならず、逆に金融業を目的としていないのに、銀行、信託、保険の文字を使うことは禁止されています。
・（中点）、-（ハイフン）、’（アポストロフィー）、,（コンマ）のような符号を社名に入れることはできますが、？、！、＠や、Ⅰ、Ⅱなどの記号は使えない点にも注意が必要です。
本店所在地
住所の記載範囲は市町村や区まででかまいません。
最後まで記載しても問題ないのですが、社屋の移転により市町村や区以下の住所が変わっただけでも定款の作り直しが必要となりますので、あえて記載する必要はないでしょう。
設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
会社を設立するにあたって、出資金の最低額を決めなければいけません。
具体的な額については、会社法上の決まりはありませんので最低額「〇〇円以上」でも、出資額「〇〇円」でもどちらでも問題ありません。
発起人の氏名または名称及び住所
発起人は個人でも法人でも可能です。
法人の場合は、名称と住所を記載します。
発行可能株式総数
会社が発行することができる株式の数を「発行可能株式総数」と呼び、認証を受ける段階では定めなくてもいいのですが、設立登記の時までには必ず定款に定めなければならない決まりになっています。
発行可能株式総数は、株主にとって自分の持ち株比率に関わる重要な事柄なのです。
公開会社に限っては、設立時に発行される株数の4倍以内でなければいけないという決まりがあります。
定款の記載事項➁：相対的記載事項
相対的記載事項とは、必ず取り決めなければならない条項ではありませんが、定款に定めておかなければその効力が否定されてしまうことをいいます。
会社で取り決めがある場合は、定款に記載して置かないと意味をもたないという事です。
相対的記載事項の主な条項は以下の通りです。
- 現物出資
- 財産引受
- 発起人の報酬
- 設立費用
- 株式の譲渡制限に関する規定
- 株主総会の招集通知を出す期間の短縮
- 役員の任期の伸長
- 株券発行の定め
このうち1~4の項目については変態設立事項と呼ばれ、裁判所の選任した「検査役」の調査を受けなければならないという決まりがあります。
変態設立事項は、発起人が権力を濫用し、会社に不利益を与える可能性がある条項とされています。
そのため、検査役の調査が定められているのです。
定款の記載事項③：任意的記載事項
任意的記載事項は、公序良俗に反しない限りどんな事項でも定めることができます。
諸規則のような内容となりますので、定款に記載しなくても定款自体の効力には影響がありません。
任意での記載事項ですが、定款に記載することで内容を明確にすることができます。
定款の記載事項を変更する場合、株主総会の特別決議が必要となりますので詳細を見据えた条項を定めるようにしましょう。
主な任意的記載事項は以下の通りです。
- 事業年度
- 役員（取締役、監査役等）の員数
- 役員報酬の決め方
- 定時株主総会の招集時期
- 株主総会の議長
定款に必要な「認証」の意味
会社設立時に作成された定款のことを原始定款と呼び、この段階では効力をもたない定款ですが、公証役場で公証人に認めてもらうことで正式な定款として効力を持ちます。
定款の認証について詳しく見ていきましょう。
会社設立には定款認証が必要
定款認証は、正しい手続きで定款が作成されたことを公証人が証明する手続きのことです。
承認行為は公証人に与えられる権限なので、公証人以外が承認することはできません。
法務局へ設立登記の申請を行いますが、公証役場で承認を受けた定款でないと、受理されません。
正式な定款の発行には、公証人の承認手続きが必須なのです。
定款認証の流れ
定款認証のために公証役場へ向かう前に、準備するものがあります。
- 定款（同じもの3通）
- 設立発起人となる全員分の印鑑証明
- 収入印紙4万円分
- 定款認証手数料5万円分
- 定款の謄本交付手数料（1ページ250円）
設立発起人でない代理人が手続きを行うときは、別途委任状を作成しなければいけません。
定款は、通常の紙で作成する場合と電子データで作成する電子定款のいずれかを選びます。
電子定款を選んだ場合、収入印紙4万円は不要となります。
公証役場へ連絡をとる
準備ができたら公証役場へ連絡をとりますが、公証役場は設立しようとする会社の本店所在地を管轄する公証役場をでなければいけません。
公証役場には電話をかけ、訪問する日時を指定しますが、作成した定款をFAXで送信し、事前に内容を確認してもらうこともできます。
段取りを考えると先にFAXで送信しておいたほうが良いでしょう。
公証役場へ行く
公証役場にて内容を確認してもらいますが、間違いがあればその場で指摘を受け訂正することができます。
絶対的記載事項の不備などでなければその場で訂正できる事がほとんどです。
定款は3通持参しますが、1通は原本として紅色役場で保管し、残りの1通は会社登記を行う時に使い、もう1通は会社で保管します。
なぜ定款が必要なのか？
会社設立にはなぜ定款が必要なのでしょうか。
定款は会社のルールブックとなり、内容には会社についての基本的な情報が含まれています。
会社の商号や、事業の目的なども記載しなければいけません。定款は会社の存在を公にするには欠かすことの出来ないものなのです。
公証役場にて認証を受けることで、効力を持った書類として、公に公開することに大きな意義があります。
合同会社はなぜ定款の認証が不要なの？
会社法の定款認証についての記載にある通り、会社内で争い事が起きた時に効力を発揮するのが定款です。
会社内での争いで想定されるのは、会社（経営者）と株主、複数の経営者の間、株主と株主などが考えられます。
株式会社は基本的に「所有と経営の分離」が確立されており、株主と経営者が分かれていることが前提の会社形態です。
これに対して合同会社は所有と経営が分かれていません。
定款は社員全員で作成し、内容を変更するときも社員全員の承認が必要とされています。
したがって、社員全員が認証者となっているので定款が正しく作られたかや内容についての紛争は起こりにくいのです。
このような理由から、合同会社では認証がいらない、という事になっています。
定款に違反したらどうなるの？
定款の内容に対して違反が考えられる条項は、事業目的ではないでしょうか。
設立当初の事業が多角化し、知らない間に定款に記載していない事業を開始していた、ということが考えられます。
定款の内容に違反していても、法的な罰則を受けることはありませんが、何らかの係争となった場合、裁判で不利な状況となってしまうことが考えられます。
例えば、会社の経営陣が勝手に定款に書いていない事業を始めた結果、会社や株主に大きな損失を被ったと仮定します。
会社の経営陣の責任が問われることになりますが、定款に書いていない事を経営陣が独断で行ったという決定的な確証となり、責任を追求されることになるのです。
健全な経営を行うためにも、定款に書いていない事業を開始する場合、面倒でも定款の修正を行うべきでしょう。
【まとめ】定款はきっちり作成しよう
定款は会社の根幹をなす大事な条項となります。
絶対的記載事項はもとより、相対的記載事項、必要に応じて任意的記載事項も網羅しておくと安心です。
定款の内容の過不足は、社内で係争が起きた時に争点となる可能性が高く、記載がおろそかだと、いざという時に後悔することになるかもしれません。
過不足なく、万全の定款を作成しましょう。
会社設立時の定款作成についてお迷いの方は、経営サポートプラスアルファへご相談ください。
具体的な作成方法をご提案させていただきます。