会社を設立する際には定款を作成する必要があります。
その際に費用を節約するために電子定款を作成するケースは多いです。
しかし、電子定款の作成をしたり認証を受けたりするのは、個人ではなかなか難しいでしょう。
そのため、代行サービスに依頼するケースが多いです。
それでは電子定款の作成や認証の代行はどこに依頼するべきなのでしょうか。
この記事では、電子定款の作成を代行する際にどこに依頼すると良いのかまとめました。それでは詳しい点を解説していきましょう。
電子定款とは？
電子定款とは定款をデータとして作成したものです。
かつては紙で定款を提出するのが普通でしたが、今では電子定款が普及しています。
それでは、電子定款についてもっと詳しく説明しましょう。
定款とは？
定款とは会社の基本的な規則や規約を記したものです。
それぞれの国に憲法があるのと同様に、会社にも憲法と同じような存在として定款があります。
定款には会社について基本的な事項からルールまでが記載されていて、それにしたがって会社の運営を進めていかなければいけません。
つまり、会社にとっての憲法と呼べるのです。
定款は単に作成するだけではなくて認証を得る必要があります。
公証人によって認証を受けることで、その定款は正当な方法によって作成されたものと証明されるのです。
認証を受けた定款を用意しなければ会社を設立する手続きを進めることができません。
定款の認証を受ける際には公証役場を利用します。
公証役場とは法務局が所管している役場であり、公証人が勤務している施設です。
全国各地に300ヶ所存在しており、会社の本店所在地を管轄している公証役場へ定款を持参すれば認証の手続きを進めてくれます。
公証役場で定款をチェックしてもらい、問題のある場所が見つかれば訂正しなければいけません。
認証を受けた定款は内容的に問題のないものであると保証されます。
定款の認証を受ける際には収入印紙4万円を支払う必要があるため注意しましょう。
さらに、認証手数料が1件につき5万円かかります。
定款は紙として提出するだけではなく、電子データとして提出することが可能です。
その場合は4万円の収入印紙は不要となります。
電子定款に記載が必要なこと
電子定款も紙の定款も記載するべきことは共通しています。
定款に記載するべき事項は主に以下の3種類です。
- 絶対的記載事項
- 相対的記載事項
- 任意的記載事項
絶対的記載事項とは、定款に記載することが義務づけられている事項です。
会社の目的や名称、本店所在地はどんな種類の会社でも必ず記載します。
他にも、株式会社の場合には、「発起人又は設立時社員の氏名又は名称及び住所」、「発行可能株式総数」などが絶対的記載事項に含まれているのです。
会社の種類によって絶対的記載事項の項目に違いがあります。
相対的記載事項とは、定款への記載がなければ法的な効力を持たないとされている事項です。
そのため、定款に必ずしも記載する必要はありません。
その事項について効力をもたせたいときにのも記載します。
たとえば、「会社の公告方法の定め」「株券を発行する旨の定め」などです。
任意的記載事項とは、定款に記載しなくても効力を発揮する事項であり、定款外でも定められる事項とされています。
定款に記載する必要はないのですが、記載しておくと定款変更の手続きをしなければ変更できなくなるのがメリットです。
定款に記載することで容易に変更できなくなります。
これらの記載事項については、それぞれの会社の実情に合わせて記載する項目を選ぶことになるのです。
会社を設立する際には上記の事項を含む定款を作成して提出しなければいけません。
その際には、紙の定款を提出するだけではなく、電子データで作成した電子定款を提出することもできます。
電子定款を使うと何がいいの?
電子定款とは従来のように紙の定款を提出するのではなく、電子媒体を用いて作成した定款のことです。
デジタル機器が世の中に浸透した結果として、2004年3月から電子定款が認められるようになりました。
定款をPDF化してネット上で提出できるようになったのです。
ただし、電子定款であっても、紙の定款と同様に認証を受ける必要があります。
その際に従来は印紙代として4万円を負担しなければいけませんでした。
しかし、電子定款の場合は紙の書類ではないため、印紙税は非課税となります。
したがって、電子定款を作成することで印紙代4万円分を節約できるのがメリットです。
会社を設立する際にはさまざまな名目が費用が発生します。
創業当初は資金繰りに苦労していて、少しでも費用を節約したいものです。
そんなときに、電子定款を選択することで費用を抑えられます。
基本的に定款は紙で提出しても電子データとして提出しても扱いはまったく同じです。
そのため、電子定款で提出したからといって、特に会社に不利益はありません。
紙媒体のように保管場所に困ることはなく、定款の中身をチェックするのもパソコン上でできるため便利です。
電子定款を利用するなら設立代行業者へ依頼がおすすめ
これから電子定款を作成する際には、自分で行う、設立代行業者へ依頼するといった方法があります。
このうちおすすめできる方法は設立代行業者への依頼です。
自分でやるのは非現実的であり、設立代行業者に依頼した方が費用は安く確実に手続きを進められます。
それでは詳しい点について説明しましょう。
自分だけで電子定款作成・認証は非現実的
電子定款の作成や認証は自分で行うのは非現実的です。電子定款を作成するための主な流れは下記のようになっています。
- 文書作成ソフトを用いて定款を作成する
- 定款をPDF化する
- PDF化した定款に電子署名を付与する
- 公証役場に電子定款を認証してもらう
上記のうち特に苦労することが多いのは電子署名の付与です。
電子署名を付与するためにはマイナンバーカードが必要となります。
次に電子署名するためのICカードリーダライタを用意しなければなりません。
ICカードリーダライタによってマイナンバーカードを読み込むことができ、PDF化した電子定款に電子署名ができます。
さらに、電子定款のPDFファイルを送信する際にも専用のソフトを用意しなければいけません。
このように電子定款を作成するためにはさまざまな機器やソフトを用意する必要があるのです。
これらの作業を初めて行う人にとっては、難しく感じることが多いでしょう。
なかなか上手く作業を進めることができず、途中で詰まってしまうケースも少なくありません。
どこかでミスが生じれば訂正する必要があり面倒です。
すでに電子定款作成のための環境が整っていて、ノウハウがある場合を除けば、自分だけで電子定款の作成や認証を行うのはおすすめしません。
それよりも、設立代行業者を頼って電子定款の作成や認証を任せた方が良いでしょう。
電子定款は設立代行業者へ依頼するのが安い
会社の設立に関するさまざまな作業を代行してくれるのが設立代行業者です。
設立代行業者はいろいろな作業に対応してくれて、電子定款の作成も引き受けてくれます。
自分でソフトを用意して手続きをする手間と費用を省けるのがメリットです。
そのため、結果的には設立代行業者を利用した方が節約できるケースがあります。
自分で紙の定款を作成する場合には定款印紙代が発生するため負担が大きいです。
また、自分で電子定款の作成をする場合には、必要なソフトなどの準備に数千円の負担がかかります。
自分で作成すると途中でミスをする可能性があり、間違いを訂正するのに余計に手間がかかることもあるでしょう。
設立代行業者に電子定款の作成を任せる場合には、書類作成の費用を支払います。
その際の費用は印紙代4万円よりも安いです。
また、自分でソフトを揃えるのにかかる費用と比較しても、設立代行業者に依頼した方が費用が安いケースは多いでしょう。
このように電子定款の作成で設立代行業者を利用するのはとてもお得です。
わざわざ自分で作成をするメリットはあまりありません。
でも電子定款の代行業者は会社設立後のことは知らない
確かに会社設立の代行業者は便利な存在です。
安い費用で会社設立に必要なさまざまな作業を代行してくれます。
書類の作成から申請まですべてを代行してくれるため、スムーズに会社を設立できるでしょう。
ただし、注意しなければいけない点として、代行業者はあくまでも会社設立の手続きを代行しているだけです。
そのため、会社設立後のことについては何も責任を取ってくれません。
あくまでも設立を代行する立場でサービスを提供しているだけであり、その点は割り切る必要があるのです。
実際には会社を設立した後にも専門家を頼りたい場面はたくさん出てきます。
特に税務署への対応で苦労するケースが多いです。
会社を設立する際には、設立後のことも考慮した上でさまざまな点を工夫しなければいけません。
ただの設立代行業者では、設立後のことも考慮した対応は難しいのです。
これから設立代行業者を利用する場合には、代行業者の業務の性質をよく理解しておきましょう。
設立代行業者は司法書士がサービスを提供しています。
司法書士は会社設立の手続きを代行できる存在ですが、基本的にはそれしかできない存在です。
税理士のように設立後の税務対応まで行うことはできません。
そのため、場合によっては設立代行の費用が高くかかってしまうこともあります。
そう考えると、設立代行業者を利用するのは必ずしもお得とはいえないかもしれません。
【結論】電子定款作成は設立専門税理士に代行依頼が結果安い※当社なら無料相談OK
これから電子定款の作成をしたいときには、専門家に代行することをおすすめします。
その際には設立代行業者を利用するという選択肢もあるのですが、それよりも設立専門税理士への代行依頼がおすすめです。
設立専門税理士は設立後のことまで対応してくれます。
そのため、結果的には設立代行業者を利用するよりも費用は安くなるのです。
もし、電子定款作成の代行依頼を税理士に依頼したいのであれば、経営サポートプラスアルファにお任せください。
当社であれば、代行依頼に関して無料相談することができます。
設立後の顧問契約を前提としたサービスを提供していて、設立手数料は頂きません。
代行サービスの利用のための費用を節約したい人にぜひともおすすめします。