税務調査を受けることになって領収書がない場合があります。
この場合、どうすればいいのか焦る人が多いでしょう。
そこで、税務調査があるのに領収書がないときにどのように対処すればいいのか解説します。
税務調査で領収書が重要な理由
なぜ税務調査では領収書が重要視されるのか説明します。
領収書は代金を支払ったことの証拠書類
そもそも領収書とは代金を支払ったことを客観的に証明するための書類です。
領収書には日付や金額、宛名、発行者といった情報が記載されています。
基本的に領収書は要求された場合に必ず発行する義務が生じるものです。
それだけ重要なものとされています。
経費計上する際に領収書が証拠として必要になる
領収書が重要な理由は経費を計上する際に利用するからです。
経費の証拠書類として領収書を保存しておく必要があります。
そのため、経費として商品やサービスを購入した場合は、必ず領収書を請求して受け取ることが大切です。
税務調査では経費の根拠を求めてくる
税務調査で特に重点的に調査されるのは経費です。
経費を不正に計上していると過少申告したことになります。
そこで、それぞれの経費の支払いの事実や経費としての正当性などの説明を求められるのです。
税務調査では経費に関する領収書のチェックを受けます。
税務調査で領収書がないのはやばいのか？
税務調査で領収書がないのはやばいことなのか説明します。
支払いの根拠を証明できれば領収書にこだわる必要はない
実は税務調査で領収書を提示できなくても、支払いの根拠を証明できる別の書類があれば代用できます。
その経費の支払いの証明ができる書類があれば、書類の種類は重視されないのです。
支払いの根拠を証明するために利用できる書類はたくさんあります。
支払いの根拠として要求される情報
支払いの事実を証明するためには以下の情報が記載されている書類が必要です。
- 日付
- 金額
- 宛名
- 但し書き
- 発行者の氏名と住所
以下の情報が漏れなく記載されている書類があれば、経費の支払いの証明になります。
逆に領収書というタイトルがつけられていたとしても、上記の情報のいずれかが欠けていると支払いの証明には使えなくなるのです。
レシートも領収書の代わりになる
レシートは宛名がないため領収書として不適切だと考える人は多いです。
しかし、小売業や旅行業、飲食業などの支払いは、宛名がなくても問題ないとされています。
そのため、コンビニや飲食店、タクシーなどを利用して経費にしたいときには、レシートが領収書の代わりになるのです。
クレジットカードの明細や銀行通帳の記録も領収書の代わりになる
支払いの事実を証明するための書類としてクレジットカードの明細や銀行通帳の記録も領収書の代わりとして利用できます。
ただし、これらは金額を確認できるだけであり、取引内容などの詳細は確認できません。
そのため、他の書類と組み合わせて証拠能力を高めることが大切です。
契約書や請求書なども支払いの証明になる
領収書がなくても契約書や請求書などは支払いの証明として利用することができます。
契約書や請求書などは、通常商品の品目から代金、宛名などがきちんと記載されているものです。
そのため、契約書や請求書は領収書と同等の証拠能力があると考えられます。
契約書や請求書を証拠書類として経費計上してもまったく問題はありません。
領収書があっても必要な情報がすべて記載されていないと証拠能力は低くなる
領収書が必ずしもレシートより証拠能力が高いとは限りません。
領収書でも宛名が「上様」になっているケースや詳細が「お品代」とされているケースがあります。
記載内容が省略されている領収書よりも、商品の品目や単価まで詳細に記載されているレシートの方が証拠書類として信憑性が高い場合があるのです。
領収書は正しい書き方で必要な情報が記載されていることが求められます。
たとえば、宛名は正確な社名や屋号を記載しなければいけません。
また、領収書の訂正ができるのは発行者のみです。
情報が不足しているからといって自分で勝手に書き換えたり情報を付け足したりするのは不正を疑われるため絶対にやめましょう。
領収書には保存義務がある
領収書の保存義務の詳細を説明します。
領収書の保存義務がある
事業に関連のある取引をしたときに受け取った領収書には保存義務があります。
個人・法人を問わずに領収書は保存しておかなければいけません。
そして、保存しておくべき領収書は原本に限ります。
領収書をコピーして保存するのは改ざんの余地があるため、不正を疑われるでしょう。
領収書を保存していかなった場合は、税務調査の際に経費計上の根拠を提示できなくなります。
そうなれば追徴課税を受けることになり、罰金を支払わなければいけません。
領収書の保存期間は基本的に7年
領収書の保存期間は個人でも法人でも基本的に7年間です。
個人事業主で白色申告事業者の場合は保存期間が5年ですが、白色申告でも帳簿の保存期間は7年になっています。
そのため、個人事業主で白色申告事業者だったとしても、領収書は7年間保存した方が良いでしょう。
また、保存期間の起算日は確定申告書の提出期限の翌日から数えます。
たとえば、2023年3月15日が申告期限の事業年度の場合には、2023年3月16日から7年間は領収書を紛失しないように保存しなければいけません。
欠損金の控除を受ける場合は7年以上保存しなければいけないケースがある
欠損金の繰越控除を利用するケースがあります。
赤字が生じたときに翌年以降の黒字と相殺することで節税できる制度です。
個人の場合は3年、法人は最長で10年まで繰越控除ができます。
そして、法人で10年まで欠損金を繰越控除したいならば、領収書も10年保存しなければいけません。
法人の場合は個人よりも領収書の保存期間が長くなる可能性があるのです。
領収書の保存方法について
領収書は原則として紙で保存します。
メールにPDFとして添付された領収書を受け取るケースでは、一度紙にプリントアウトして保存しなければいけません。
ただし、現在は電子帳簿保存法によって、要件を満たせば領収書を電子化して保存できるようになりました。
細かな要件が定められているため、領収書を電子保存するためにはしっかりとシステムを整えなければいけません。
タイムスタンプの付与やスキャナ装置のスペック、入力期間の制限といった要件があります。
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税務調査で領収書がない場合の対策
税務調査を受ける際に領収書がない場合の対策方法を紹介します。
領収書の代わりになる証拠書類を用意する
領収書がないならば、代わりになる証拠書類を用意しましょう。契約書や請求書などがあれば、領収書と同等の効力を発揮します。それ以外にもレシートやクレジットカードの明細、預金通帳のコピーなどがあれば、複数の書類を組み合わせることで支払いを証明できるでしょう。
また、日付や支払先、金額、支払いの内容がわかっているならば、出金伝票を起票するという方法もあります。
ただし、出金伝票はやむを得ない場合に利用するものです。
たとえば、慶弔費は通常領収書をもらえないため、仕方なく出金伝票を作成します。
しかし、経費の多くが出金伝票であれば不正を疑われる可能性があるため注意しましょう。
税務調査までに書類の整理をしておく
税務調査の事前通知が行われてから当日までは時間があります。
その間に書類の整理をきちんとしておきましょう。
通常は過去3年分の帳簿書類や領収書類をチェックされます。
場合によっては5年前、7年前まで遡って調べられることもあるのです。
そのため、できれば7年前の分まで書類の整理を進めておきましょう。
パソコンがデータに保存されたままで紙に印刷していない場合は、いつでもすぐに確認できる状態にしておく必要があります。
そもそも電子保存が認められていない資料の場合は、当日までに紙にプリントアウトしなければいけません。
支払先に再発行できないか問い合わせる
領収書は支払先に再発行できないか問い合わせてみるという対処法があります。
ただし、支払先には再発行に応じる義務がないです。
また、領収書の再発行をすると経費の水増しを助けたと取引先が疑われるリスクがあります。
そのため、基本的には取引先が領収書の再発行に応じてくれない可能性が高いです。
領収書の再発行を依頼することで取引先からの心象を悪くするケースがあります。
書類の管理が杜撰であると思われるからです。
領収書の再発行は別の対応策がない場合の最終手段と考えてください。
専門家に相談しておく
税務調査のことは領収書がない件も含めて専門家に相談すると良いでしょう。
専門家に相談することで、落ち着いて税務調査に対応することができます。
さまざまな助言を得られるだけではなく、税務調査の立ち会いを頼むことも可能です。
税務署とのやり取りはすべて専門家に任せることができます。
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税務調査を受ける場合、さまざまな書類を用意しなければいけません。
領収書がない場合は、支払いの根拠を示せる別の証拠を用意すれば問題ないです。
レシートや契約書など複数の証拠を用意すれば、支払いの事実を証明できます。
ただし、税務調査では他にもさまざまな点をチェックされるため、対策のために専門家への相談はおすすめです。
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領収書がないなど困った事態が起きたときには専門家としてしっかりサポートできます。
気になる点があれば、いつでも経営サポートプラスアルファにご相談ください。