スモールビジネスやスタートアップの創業にとって、バーチャルオフィスはとても便利で、オススメできるオフィスサービスです。
リアル事務所を借りるための費用が大幅に削減されますので、他の必要な事に費用をまわすことができます。
経費削減がバーチャルオフィスの最大のメリットですが、デメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
この記事ではバーチャルオフィスについても網羅的な解説と、メリットやデメリットについて詳しく解説しています。
新規開業にバーチャルオフィスを検討している方は、ぜひ内容をご確認ください。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、リアルの場所をもたない仮想空間としてのオフィスのことを指します。
リアル事務所は存在しませんが、住所や電話、FAX番号、郵便受けをレンタルすることにより登記が可能です。
起業時のコストを大幅に抑えることができるので、新しいオフィスの形としてニーズの高まりを見せています。
バーチャルオフィスと似たサービスにレンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなどがあります。
混同しやすい各サービスごとの特徴を以下にまとめました。
| レンタルオフィス | ・個別の執務スペースがある ・デスク、椅子、インターネット回線が用意されている ・時間貸しの会議室があるところが多い ・複合機の利用や電話転送サービスはオプションでつけられるところが多い |
| シェアオフィス コワーキングスペース | ・専用の執務スペースがなく、共有スペースを活用 ・時間貸し会議室や複合機はオプションサービスとなっていることが多い |
| バーチャルオフィス | ・リアルの場所がないオフィス形態・ ・貸し会議室やその他のオプションサービスがついているところが多い |
バーチャルオフィスのサービス
バーチャルオフィスには基本料金に含まれるサービスと、オプションサービスの2つに分けられます。
オプションサービスについて詳しく見ていきましょう。
オプションサービス
以下の内容はオプションサービスとして提供されているケースが多く見られます。
- 法人登記の代行
- 経理関連のサポート
- 融資や助成金などの申込みサポート
事務手続きをサポートしてくれるオプションサービスを提供しているバーチャルオフィスもあります。
創業当初や、単独でビジネスを行っている場合、事務手続きにまで手が回らないことも多々あります。
そのような時にとても心強いオプションサービスです。
よくある基本的なバーチャルオフィスのサービス
以下の3つはバーチャルオフィスでよく見受けられる基本的なサービスです。
- 郵便物の受け取り、転送
- 電話番号、FAX番号の貸与
- 会議室や打ち合わせスペースの貸し出し
このうち、会議室や打ち合わせスペースは時間貸しのオプションサービスの場合もあります。
郵便の受け取りや転送については、サービスの運営元によって内容に大きな差があります。
受け取りだけは、基本料金に含まれていることが多いのですが、転送は別料金だったり、回数制限付きなど、条件付きのケースもあります。
バーチャルオフィスでは受け取りができない荷物や郵便物もありますので、事前の確認をしっかりしておきましょう。
会議室も基本料金に含まれていることが多いのですが、時間貸しのオプションとなっているケースもあります。
チェックポイントとしては、会議室の体をなしているか、部屋数、来客を招くことができるか、などが挙げられます。
バーチャルオフィスの費用はどれくらい？
バーチャルオフィスの費用は幅広く、1,000円以下の格安バーチャルオフィスから、月額10,000円以上までのスタンダードなプランまであります。
格安バーチャルオフィスと、月10,000円程度のバーチャルオフィスではサービス内容が異なります。
月1,000円以下のバーチャルオフィス
都内一等地のバーチャルオフィスには無理な値段設定です。
月額1,000円以下のバーチャルオフィスは地方のバーチャルオフィスか、郵便転送に別途費用がかかるタイプです。
住所を借りるだけで会社登記ができないこともあります。
月4,000円～7,000円程度のバーチャルオフィス
電話番号が新規で付与され、送られた郵便物は自宅へ転送してくれます。
電話対応は、係の人が一括で受け付け、必要に応じて転送も可能です。
会議室利用は時間貸しのオプションとなっている事が多くあります。
会社を運営するにあたっては、最低限このクラスのバーチャルオフィスを借りたいところです。
月10,000円以上のバーチャルオフィス
月10,000円を超えるバーチャルオフィスでは、受付の人が常駐しており来客の対応をしてくれます。
共有スペースが用意されているケースが多く、コワーキングスペースのように自由に使えるようになっており、作業場所としても活用することも可能です。
バーチャルオフィスは月額費用そのものが安いので、ケチらずに月額10,000円程度のサービスを使うほうが、結果的に満足を得られるでしょう。
バーチャルオフィスのメリット
実際にバーチャルオフィスを使うことで得られるメリットは、どのようなものがあるのでしょうか。
事務所を借りるより安い
バーチャルオフィスの最大のメリットは、費用を抑えつつ名刺に会社の住所と電話番号を記載できることです。
バーチャルオフィスとはいえ、住所と電話番号を公にできれば信用度アップにつながります。
月額費用は1万円程度でも必要最低限のサービスを受けることができますので、実際に事務所を借りるよりは、手間や費用を大幅に抑えることができるのです。
自宅の登記をしなくてもよい
自宅兼事務所として自宅を会社登記できますが、自宅を会社として登記した場合、来訪者の受け入れが難しくなります。
住所を公にすることで、関係のない人にまで自宅を公開してしまうリスクもあり、公私の区別が難しくなる懸念も見逃せません。
したがって、自宅兼事務所はあまりオススメできる方法ではないのです。
バーチャルオフィスを活用することで、このような問題はすべて解決できます。
バーチャルオフィスは一等地に多い
月額にもよりますが、バーチャルオフィスは都内の一等地に設定されていることが多くあります。
バーチャルオフィスとはいえ、会社の所在地を都内の一等地に設定できることは信用アップにつながり、大きなメリットとなるのです。
特にインターネット上でビジネスを行う場合、対面でのビジネスではないだけに会社所在地はとても大事な要素となり得ます。
バーチャルオフィスを活用し都内一等地の住所を公開できることは、信用度アップという大きなメリットをもたらします。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスはうまく活用すると、いくつかのメリットを得ることができますが、気になるデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
バーチャルオフィス利用分の固定費が増える
当然ですがバーチャルオフィスを契約すると、固定費がかかります。
月額のレンタル費用は家賃を払い続けるよりも安いのですが、いくつかのオプション費用は割高になってしまう可能性があります。
事業規模に合わせて都度、固定費の見直しを心がけるようにしましょう。
銀行の法人口座開設がしづらい
バーチャルオフィスを使うと、信用力を担保することができず銀行の法人口座の解説が難しくなることがあります。
過去に振り込め詐欺や出会い系サイト詐欺の事件で摘発された会社が、バーチャルオフィスを使っていたため、信用力が著しく低下してしまったのです。
したがって、バーチャルオフィスで法人口座を開設する場合、信用力を担保するための補足資料が必要です。
事務所用件を含む許認可が取れない
バーチャルオフィスを使っている場合、業種によっては許認可が取れないことがあります。
バーチャルオフィスを許認可や登録住所として使うと、違法になる可能性がある業種は以下の通りです。
- 職業紹介、人材派遣業
- 士業
- 建設業、産廃処理業
- 古物商
- 不動産業
- 探偵業
- 風俗営業
- 金融商品取引業
以上の職種の運営を考えている方は、バーチャルオフィスの利用を控えなければいけません。
バーチャルオフィスで業務はできない
運営元にもよりますが、バーチャルオフィスは基本的に住所を貸すサービスのため執務スペースの確保ができません。
このため自宅で仕事をするか、別の場所を確保する必要があります。
バーチャルオフィスには、コワーキングスペースを兼ねた運用を行っているところもありますので、執務スペースが欲しい場合はそのようなサービスを探してみてはいかがでしょうか。
こんな人はバーチャルオフィス利用はデメリットだらけ
以下のような利用者の方は、バーチャルオフィスを使うメリットが少なくなります。
かえってデメリットとなることもありますので、注意が必要です。
店舗型ビジネス
店舗を構えてビジネスを行う場合、あえてバーチャルオフィスを使う必要はありません。
店舗を本店として登記するほうが、信用力があります。
自宅で登記することができる
自宅を会社として登記できる方は、あえてバーチャルオフィスを契約する必要はありません。
実在している場所に登記するほうが信用力アップにつながります。
登記する土地やエリアを気にしない
バーチャルオフィスは都内一等地に住所をおける大きなメリットがありますが、業務上、立地によるメリットが得られない場合、あえてバーチャルオフィスを使う必要はありません。
バーチャルオフィスを選択する際の注意点
起業やスモールビジネスに最適なバーチャルオフィスですが、気をつける点があります。
一つは信用力が得られない点です。
過去にバーチャルオフィスが犯罪に使われていた経緯があり、法人口座の開設にバーチャルオフィスを使うことがかなり難しくなっています。
同じ理由で、融資を受けることも難しくなります。
次に、特定の業種では許認可が得られない点です。
バーチャルオフィスは起業間もない時点では、経費節約に大いに役立ちますが、制約が多いため、事業が大きくなってきた時点で早めにリアル事業所を持つことをおすすめします。